EL CERTIFICAT DIGITAL O SIGNATURA ELECTRÒNICA

Notícia publicada a xarxanet.org 

Cada cop són més els tràmits i gestions que requereixen que les associacions i fundacions disposin d’un certificat digital per poder dur-los a terme.

Aquesta relació electrònica comprèn tant les notificacions com la presentació de documents i sol·licituds a través de registre. Això implica que tots els documents  i sol·licituds adreçades a l’Agència Tributària s’han de realitzar obligatòriament mitjançant el seu registre electrònic.

I, per fer-ho, serà necessari disposar d’un certificat digital que representi l’entitat.

  1. Què és el certificat digital
  2. Utilitats principals del certificat digital
  3. Classes de certificats
  4. Com obtenir un certificat de representant de persona jurídica

1. Què és el certificat digital

El certificat o signatura digital és un mitjà d’identificació electrònic que permet que tant qui emet un missatge com qui ho rep puguin identificar-se mútuament amb la certesa que són ells, i no cap altre, els que estan fent la comunicació. Garanteix que cap tercera persona intercepti el contingut del missatge i que aquest pugui ser alterat.

Té un valor legal equivalent al de la signatura manuscrita.

El certificat digital l’ha d’emetre i validar una entitat autoritzada per fer-ho, l’anomenada “entitat certificadora”.

Cada certificat està identificat per un número de sèrie únic i té un període de validesa que està inclòs en el propi certificat.

▲ Tornar a l’índex

2. Utilitats principals del certificat digital

El certificat digital permet realitzar tota mena de tràmits mitjançant Internet.

La major part estan relacionats amb les administracions públiques. En el cas de les entitats no lucratives, els més habituals són:

  • Presentació de documents, sol·licituds i declaracions a l’Agència Tributària i consulta posterior del seu estat de tramitació.
  • Obtenció de certificats tributaris i de Seguretat Social (d’estar al corrent d’obligacions, de situació censal,…)
  • Gestió a la Tresoreria de la Seguretat Social d’altes, baixes i incidències del personal contractat.
  • Tràmits al Registre d’Associacions o al Protectorat de Fundacions (amb un 50% de descompte a la taxa que li correspongui al tràmit).
  • Signatura i tramesa de factures electròniques.
  • Quan la convocatòria ho permeti, gestió de sol·licituds de subvencions i, en alguns casos, la seva justificació posterior.
  • Gestió i liquidació dels tributs locals.

▲ Tornar a l’índex

3. Classes de certificats

Els certificats digitals tenen diferents tipologies, en funció de a qui representen:

  • Certificat de persona física: acredita la identitat del seu titular, que sempre ha de ser una persona física, és a dir, un particular.
  • Certificat de representant:
    • Administrador únic o solidari: la persona jurídica ha d’estar inscrita al Registre Mercantil, i el seu administrador o administradora ha de tenir poders de representació inscrits també en aquest mateix registre. No és habitual a les entitats no lucratives.
    • Representant de persona jurídica: s’expedeix a les persones físiques que representen persones jurídiques. Aquest és el que han de demanar els representants legals de les associacions i fundacions.
    • Representant d’entitat sense personalitat jurídica: s’expedeix a les persones físiques que representen ens sense personalitat jurídica, com ara comunitats de béns o comunitats de propietaris.

Fins a juny de 2016 existia la possibilitat de disposar d’un certificat de persona jurídica. Però l’entrada en vigor en la seva totalitat del Reglament (UE) 910/2014 del Parlament Europeu i del Consell fa que des de l’1 de juliol només sigui possible l’obtenció d’un certificat de representant, ja que aquest reglament no preveu l’emissió de certificats de signatura electrònica a persones jurídiques o a ens sense personalitat jurídica.

Malgrat això, els certificats de persona jurídica que estaven vigents en aquella data continuaran essent vàlids fins a la seva caducitat o revocació, però no podran ser renovats a posteriori.

▲ Tornar a l’índex

4. Com obtenir un certificat de representant de persona jurídica

Tot i que hi ha diverses entitats certificadores que estan autoritzades per emetre els certificats digitals de representant de persona jurídica, la més habitual i econòmica és CERES (Certificación Española), que és un organisme públic vinculat a la Fàbrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

L’Agència Catalana de Certificació (IDcat) també emet certificats digitals, però només a persones físiques.

Per fer la sol·licitud, cal fer els passos següents:

  • Configurar el navegador (que ha de ser necessàriament l’Internet Explorer o el Modzilla Firefox) segons les indicacions que es troben a la pàgina web de l’entitat certificadora.
  • Fer la sol·licitud a la pròpia web, indicant el número de NIF de l’entitat i un correu electrònic.
  • Obtenir, en el Registre que correspongui segons la seva tipologia, els certificats de inscripció de l’entitat i del seu òrgan de govern (junta directiva, patronat…), que ha d’estar vigent.
  • Acreditació de la identitat del representant de forma presencial, normalment a l’oficina de l’Agència Tributària que li correspongui segons domicili a l’entitat.
  • Descàrrega del certificat.

Podeu obtenir més informació de tot el procés de sol·licitud, pas a pas, en aquest recurs.

 

NOTA IMPORTANT: En el cas del certificat de Representant de Persona Jurídica de la FNMT, el primer que cal fer és sol·licitar un Certificat de l’entitat al Departament d’Entitats Jurídiques de la Generalitat, i aquest certificat només té una vigència de 15 dies. Des de la Generalitat es recomana sol·licitar expressament a les Observacions de la sol·licitud, que quan la Generalitat emeti el certificat avisi a l’entitat per telèfon i que l’entitat anirà a buscar presencialment el certificat.